إدارة الموارد في المشاريع
تعريف
الموارد:
الموارد هي: الموارد هي كل ما يعتمد عليه الانسان في سد احتياجاته، وكان وسيلة
لتحقيق هدف الإنسان سواء كانت ظاهرة أو كامنة، وتعرف عليها الانسان خلال العصور.
ويوجد موارد أخري لم يتعرف عليها الانسان.
تنقسم الموارد لثلاث مجموعات رئيسية هي الموارد المادية والموارد
البشرية وموارد العلومات.
·
العمالة: وهم كل
من يعمل بالمشروع من العاملين من البشر أياً كانت وظائفهم بالمشروع مثل
العمال، العمال المهرة، الموظفين الإداريين، المحاسبين، المشرفين، المراقبين،
الفنيين والتقنيين، المساحين، المهندسين، الأطباء، الصيادلة، المحامون، الزراعيين،
رؤساء الأقسام، مديري المشروعات، مدراء الإدارات، المدراء التنفيذين.
·
المعدات: هي كل
المعدات المستخدمة بالمشروع لأداء مهام أساسية أو مساعدة مثل المعدات التقنية،
المعدات الثقيلة، الحفارات المختلفة، الجرارات، الرافعات المختلفة الثابتة أو
المتحركة، الرصاصات والمداحل المختلفة النوع والمقاس، كاشطات الأسفلت، فرادات
الأسفلت، الشيولات المختلفة النوع والمقاس، القريدرات، البلدوزرات، صهاريج المياه
أو الوقود، خلاطات الأسمنت المتنقلة أو الثابتة، الناقلات مختلفة الحجم والنوع، رشاشات
الخرسانة، المضخات المتحركة أو الثابتة، ....
·
السيارات: وهي كل
السيارة العاملة بالمشروع سواء لحركة العاملين أو للنقل المختلف أو سيارات الخدمات.
·
الأدوات: وهي كل
أداة تؤدي عملاً أو تساعد على تأديته ويستخدمها العامل أو الفني يدوياً مثل
ماكينات اللحام المختلفة النوع أو المقاس، ملحقات المعدات المختلفة، المقصات
مختلفة النوع والمقاس، ماكينات تكسيح الحديد أو معالجته، كمبريسورات الهواء،
المطارق المختلفة، الحفارات اليدوية المختلفة، الرشاشات المختلفة، أدوات وتجهيزات
المساحة المختلفة، أدوات القياسوالإختبار المختلفة وظيفياً أو حجماً، التجهيزات
الخاصة، ....
·
الأصول عموماً: وتشمل جميع الأصول التي تساعد في تنفيذ العمل و قد تبقى بعد التنفيذ مثل
المكاتب والمستودعات والورش والمواقف والتجهيزات المختلفة وتدخل فيها كل من المعدات
والآليات والسيارات وما في حكمها مثل السفن والجرارات والقاطرات.......
·
الموارد المالية: وهي كل المال المخصص للمشروع ويتم توفيره عبر طرق
التمويل المعروفة......
·
المعرفة (والخبرة): وهي كل معرفة أياً كان شكلها وتساعد على تنفيذ المشروع..
·
الطاقة: وهي كل نوع
من أنواع الطاقة أياً كان شكلها وتساعد على تنفيذ المشروع...
·
البرامج والتطبيقات الحاسوبية: وتشمل جميع البرامج والتطبيقات الحاسوبية أو المنطقية ونظم التشغيل
والتحكم المختلفة والتي تقوم بدور رئيسي في أداء الأعمال بالمشاريع أو تساعد على
ذلك بصورة رئيسية ....
· يمكن
تقسيم الموارد الي :
1– الموارد الفعالة
(الأساسية) وهي التي تقوم بالتنفيذ المباشر للأعمال بنطاق المشروع: مثل العمالة
والمعدات والأدوات التي تستخدم مباشرة في الأنتاج والتنفيذ.
2 – الموارد المكملة أو المساندة وهي التي تقوم بالأعمال المساعدة أو
التحضيرية أو التكميلية للأعمال بنطاق المشروع أو تقدم خدمة دعم أو تسهيل: مثل
التجهيزات المختلفة للمكاتب أو المساكن أو التسهيلات التي تساعد على إنجاز العمل.
نقص
الموارد
أسباب نقص الموارد :
§ عدم توظيف عمالة
كافية ( المشاريع أكثر من الموارد المتاحة).
§ توزيع الأولويات في
الموارد علي المشاريع.
§ قصور التخطيط وعدم
وجود مهندس تخطيط وجودة بالمشاريع.
§ عدم تدريب العمالة
وقلة الخبرة.
§ معدل الاستقالة أو
إنهاء التعاقد كبير.
أعطال المعدات وضعف استعواضها أوعدمه.
زيادة الإنتاجية
المطلوبة بسبب التأخر في الشهور السابقة (يزيد المطلوب عن الموارد المتاحة
بالتبعية).
نقص المعدات أو
المعدات الخاصة ببعض الإعمال مما ينشئ الحاجة لزيادة الموارد لسد النقص (مثل
الحفارات الصغيرة على كفرات أو الدقاق على الباكهو أو المضخات الكبيرة في مشاريع
الصرف الصحي والمياه مثلاً).
o
مشاكل التمويل وتوفر السيولة النقدية.
o
عدم توفر بعض التخصصات بالسوق المحلية.
o
بعد مواقع العمل عن مصادر الطاقة أو عدم التمكن من توفيرها لأسباب
إدارية أو تقنية.
o
بعد مواقع العمل عن مصادر المياه أو عدم التمكن من توفيرها لأسباب
إدارية أو تقنية.
o
عدم توفر البرامج والتطبيقات الحاسوبية أو مشغليها.
ü ضعف إدارة الموارد يفاقم
المشكلة وكذلك ضعف إدارة العمالة أو المعدات وضعف القدرة على استخدام الموارد
المتاحة وتسخيرها في العمل.
الأثر السلبي لنقص الموارد:
o
تزيد التكاليف (للحاجة لزيادة الموارد لمواجهة التأخير).
o
تزيد زمن التنفيذ (التناسب العكسي للموارد مع الزمن).
o
تخفيض الجودة( ضعف العمالة، مواصفات المواد أو المعدات).
o
خفض الإنتاجية ( تؤثر ضمنياً في زيادة الزمن والتكلفة).
o
التأثير علي نطاق العمل وعدم إكماله من الناحية الفنية أو إنهاؤه.
o
التأثير علي الآخرين أو المستفيدين من المشروع من المستفيدين أو من أصحاب
المصلحة.
o
التأثير بتوتر العمل بالمشروع بسبب ضغط العمل أو كثرته وتعقده علي
العاملين.
o
معالجة نقص الموارد بصورة غير صحيحة يؤدي أن يصبح النقص أكبر.
ماذا نفعل حيال نقص الموارد:
o
تحديد النقص ومخاطر كل نقص: و النقص في الموارد يمكن تحديده من النقص
عن الموارد بخطة المشروع والتي وضعت بناءاً علي الممارسة والخبرة أو عن طريق
الدراسة (ضرورة دراسة نقص الموارد الفعلي من واقع التنفيذ وهناك معدلات قياسية
للإنتاج( من واقع خبرة العاملين + الإنتاجية القياسية من مصنعي المعدات مثلاً )).
o
تحديد تأثيرات النقص علي النشاطات أو علي التكاليف أو الجودة.
o
تحديث التخطيط (إعادة
هيكلة ومواكبة للاستقالات وتغير الإنتاجيات كما ونوعاً، إعادة جدولة، ...).
o
إخطار الادارة.
o
اخطار الآخرين من ذوي العلاقة.
o
دعم فريق العمل.
o
تعظيم
الاستفادة من مواردنا وتقليل الهدر. التقديرات التي توضع عند التخطيط
للموارد المالية تراعي التنفيذ وإنهاء المشروع بحسب المهام.
لابد من توفر بيانات بالموارد تتسم بالدقة والصدق والسرعة
والاستمرارية مما يتيح التعامل المناسب معها وتحليلها لاستخراج تقارير عن سير
الأداء وانحرافاته وتوزيعها على المدراء للاستفادة منها في إدارة الموارد.
الإهدار
للموارد
الإهدار المتوقع في الموارد :
ü استخدام عدد أكثر من
اللازم.
ü استخدام خبرة أقل من
اللازم (يكلف زمن أكثر وهدر أكثر في استخدام الموارد ويعطي جودة أقل).
ü العمل لزمن أقل أو
التوقف.
ü الفقد الناتج عن سوء
التنظيم (توفير العمالة أو المواد أو المعدات أو إذونات العمل اللازمة للعمل في
الوقت المناسب أو إخطار من يستلم).
ü الهدر الناتج عن
الأخطاء وسوء الإستخدام.
ü العمل علي طريقة
الطوارئ يؤدي للهدر بسبب الحاجة لزيادة الموارد لمعالجة الطوارئ يقود للخروج عن
الخطة (والصحيح أن تكون الطوارئ متوقعة في التخطيط ولها معالجات محددة كجزء من
الخطة(جزئية إدارة المخاطر)).
ü صيانة المعدات
والسيارات يكون فيها إهدار بسبب ضعف جودة وموقع الصيانة ومدتها وإجراءاتها وزمنها
(ويجب أن تكون الصيانة الدورية والوقائية في غير وقت الإنتاج).
ü الوضع في الاعتبار أن
الاعتماد علي مقاولي الباطن يمثل نسبة من الهدر في الأرباح.
إدارة
الموارد والهدف من إدارتها
·
توفير الموارد المناسبة وتنظيم وإدارتها.
· (الخبرة حكمة في استخدام
الموارد تضع الأمر في نصابه).
·
إدارة الموارد هي عملية استخدام الموارد بفاعلية ( أفضل ما يمكن).
الهدف من إدارة الموارد:
·
التأكد من استخدام الموارد بدون هدر.
·
( الاستخدام المناسب للمورد المناسب).
·
الرقابة علي الهدر واختيار الموقع الرقابي وتشخيص مواقع الهدر
لإدارتها والتحكم بها.
·
الرقابة المالية والرقابة الفنية علي الهدر في الموارد أو في الإنتاجية
(هدر زمن أو جودة).
·
الاهتمام بالوظائف المهمة التي تودي الي تجويد العمل وزيادة لإنتاجية
وتحفيزهم.
·
تغذية راجعة لمدير المشروع من
ضبط التكاليف أو محاسب التكاليف عن البنود التي بها هدر والأعلى تكلفة لعمل معالجة بصورة دورية لمعالجة القصور بحيث
لا تكون الفترة الزمنية متباعدة.
·
تفعيل خطة الاتصالات وتبادل المعلومات مثل المخالفات والغرامات بواسطة
أجهزة الاتصالات المختلفة .
·
وضع طريقة العمل وسياسته وإجراءاته (Method Statement) وتربية العاملين عليها.
ü تختلف معدلات الانتاج
باختلاف الظروف وطبيعة المشروع.
طرق وأساليب إدارة الموارد:
طرق
إدارة العمليات:
وهي طرق علمية
ومنهجية لإدارة العمليات بالمشروعات مثل إدارة النقل و التوريد والإنتاج.
بحوث
العمليات:
وتهتم بحوث العمليات
بالاختيار
العلمي
لأفضل
تصميم
وتشغيل
لأنظمة
الإنسان
– الآلة
– وفي ظروف
تتطلب
تخصيصًا
للموارد
المحدودة.
إدارة التوريد:
وتستخدم فيعا عدة طرق منها مثلاً طريقة البرمجة الخطية.
البرمجة
الخطية:
مفهوم البرمجة الخطية: هي
أداة
رياضية
تساهم
في
مساعدة
المديرين
على
اتخاذ
قرارات
إدارية
تتعلق باستخدام
الموارد
المتاحة
بهدف
تحقيق
أقصى
عائد
ممكن
أو
أقل
تكلفة
ممكنة.
ولكن
لا
يعتبر
هذا
الاستخدام
الوحيد
لها
فلا
يكاد
يخلو
مجال
من
مجالات
استخدام بحوث
العمليات
إلا
ونجد
البر
مجة
الخطية
تمثل
جزءًا
مباشرًا
أو
غير
مباشر
من أسلوب
الحل.
طريقة
السمبلكس:
تعد
طريقة
السمبلكس
أسلوبًا
متطورًا
لحل
مسائل
البرمجة
الخطية
التي
تتكون
من أكثر
من
متغيرين،
وهي
من
أفضل
إنجازات
القرن
الماضي
في
مجال
بحوث العمليات
والبرمجة
الخطية،
وازدادت
أهميتها
مع
تزايد
إمكانيات
وضع
وتطوير
برامج
حاسوبية
لتطبيق
الطريق
وإيجاد
حلول
بالسرعة
المذهلة،
وبالدقة
العالية.
ومهما
كان
عدد
المتغيرات
(مئات، آلاف ...)
فالحل
يمكن
أن
يتوفر
في
خلال
ثواني.
Critical Path Method (CPM) ١- أسلوب المسار الحرج
ظهر
هذا
الأسلوب
في
نهاية
الخمسينات
من
القرن
الماضي
لجدولة
ومتابعة مشاريع
صناعية،
حيث
يكون
الوقت
اللازم
لكل
نشاط
محددًا
مسبقًا،
ومن
ثم
يركز على
إمكانية
تخفيض
مدة
النشاط
مقابل
أقل
تكلفة
ممكنة (عن
طريق
إضافة
عمال أو
آلات
حديثة...الخ).
٢- أسلوب تقييم ومراجعة المشروع
Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
ظهر
هذا
الأسلوب
عام
١٩٥٨ لتخطيط وجدولة ومتابعة مشروع إنتاج صواريخ وحيث إنه المشروع الأول من نوعه كان ،Polaris Missile Project بولاريس من
الصعب
تحديد
الوقت
اللازم
لإ
نجاز
أنشطة
المشروع
المختلفة،
ومن
ثم
ظهر
بهدف
معالجة
عدم
التأكد
من
موعد
إنهاء
كل
نشا
ط. كما
أنه
يعمل
على PERTتحديد
الأنشطة
التي
تشكل
عنق
الزجاجة
مما
يساعد
الإدارة
على
تركيز
جهودها على
مثل
هذا
النشاط
لضمان
إنجاز
المشروع
في
الوقت
المحد
د. كما
يهدف
إلى
تقييم
تأ
ثير
إجراء
تعديلات
على
المشروع
مثل
دراسة
تأثير
نقل
بعض
الموارد
من الأنشطة
غير
الحرجة
إلى
الأنشطة
الحرجة
أو
تلك
التي
تشكل
عنق
الزجاجة.
v
إدارة الإنتاج:
إدارة الإنتاج
والعمليات عبارة عن العملية التي بواسطتها تتدفق المصادر خلال نظام محدد وتدمج
وتحول باسلوب مسيطر عليه لتحقيق قيمة مضافة وفقا للسياسات الإدارية.
ابرز مهام إدارة الانتاج في
الشركة:
ü تنفيذ الخطة الإنتاجية بالكميات والمواصفات
القياسية طبقا للمعدلات المطلوبة وفي المواعيد المحددة.
ü تخفيض كمية التالف أثناء العمليات الإنتاجية
ودراسة الأسباب في حالة الإنحرافات عن المعدلات القياسية واقتراح الحلول.
ü التنسيق مع إدارة الموارد البشرية بخصوص رفع
مستوي مهارة العاملين.
ü تطوير المنتجات وخفض تكاليف إنتاجها وتبسيط
عملياتها.
ü الإستخدام الأمثل لعناصر الإنتاج من مواد
وعمالة وآلات.
ü تنفيذ اشتراطات الأمن والسلامة والتأكد من وجود
وسائلها وأدواتها والحفاظ عليها.
ü المساهمة في تحقيق الأرباح كأحد أهداف الشركة.
ü متابعة تنفيذ الخطط والبرامج والتأكد من
مطابقتها للأساليب الفنية المستخدمة في الإنتاج.
ü تحديد الأساليب التي يمكن بها استخدام الموارد
المتاحة.
تنفيذ
برامج الإنتاج والعمليات المخططة وفقا لأساليب الإنتاج المحددة.
طرق
إدارة العاملين:
v
ادارة العاملين واستخدام قدراتهم ومهارتهم.
ü التوظيف.
ü التقييم.
ü التدريب والتطوير.
ü المعاملات.
ü الرضا الوظيفي.
الكفاءة الانتاجية
للعاملين.
v
ادارة المعدات والاليات والادوات:
ü التوزيع (التوزيع على
مناشط المشروع وعلى عدد من المشاريع).
ü التشغيل (برمجة عمل
المعدات وإدارة مشغلي المعدات وتطويرهم).
ü إعادة تأهيل وتجديد
المعدات.
ü إدارة تأجير المعدات
لتلبية إحتياجات المشاريع.
ü ورش الصيانة الثابتة
والمتنقلة.
ü الرقابة علي المعدات
.
ü تعيين عاملين علي
درجة عالية من الكفاءة والتشغيل.
ü التدريب المستمر علي
برامج إصلاح المعدات.
ü التخلص من المعدات المتهالكة
والخردة.
v
ادارة التكلفة والادارة المالية.
ü ادارة التكلفة
للمشروع هي اخر وظيفة حيوية في ادارة المشاريع وتشمل :
تخطيط الموارد/تقدير التكلفة/ميزانية التكلفة/التحكم في
التكلفة/مراقبة التغيير.
ادارة التكاليف وضع
المسئولية علي المسئولين عن أي جانب من جوانب المشروع.
لماذا
الإهتمام بإدارة التكاليف :
ü إبقاء الاشخاص في
حالة استعداد وتأهب.
ü التوجيه والاشارة في
حالة اهدار الموارد.
ü الموافقة علي تغيير
المسار في الميزانية .
ü الانتهاء من المشروع
في حدود الميزانيات المعتمدة.
ü تجنب المفاجآت.
v إدارة
مقاولي الباطن:
· هم إسعاف للشركات والمشاريع الحديثة التي تتطلب
التخصصية.
· مقاولي الباطن هم الذين يقومون بأعمال متخصصة
في المقاولة بحيث ينفذون الأعمال التي لا تملك الشركة لها عمالة كافية أو خبرة
كافية.
· يمكن التعاقد مع مقاولي الباطن لتنفيذ بعض أو
كل أعمال المشروع.
· يمكن تقسيم البند في العطاء الواحد لأكثر من
مقاول باطن.
· الإستلام الصحيح من مقاولي الباطن.
· تقديم مستخلصات جارية للحصول علي مستحقاتهم
المالية مع الأخذ في الإعتبار ما سبق صرفه أولاً.
· إنتاجية
مقاولي الباطن في بعض المشاريع أعلي من إنتاجية الشركة ويرجع السبب إلي
تأهيل وخبرة عمالة و مشغلي مقاولي الباطن
وتحفيزهم.
إدارة وقت التعاقد مع المقاول
وظروفه ومساعدته علي عدم التوقف.
v
ادارة الموارد المعرفية:
أن نستطيع أنتاج المعرفة وإدارتها بتوفير المعلومات المناسبة للشخص
المناسب في الوقت المناسب.
·
مشاركة المعرفة عن المشاكل والمخالفات تساعد في الحد منها.
·
مشاركة المعرفة بأساليب العمل الجديدة.
·
مشاركة المعرفة عن المعدات الحديثة ذات الإنتاجية الأفضل.
·
مشاركة المعرفة عن التشريعات الجديدة أو التنظيمات والتعاميم الجديدة.
·
مشاركة المعرفة عن الإجراءات والتنظيمات الإدارية الداخلية أو
الخارجية.
·
مشاركة المعلومات عن المواد.
مشاركة المعرفة عن طبيعة الأعمال أو المعلومات الجغرافية
والطوبوغرافية.
v
إدارة الطاقة:
·
أن نستطيع تخطيط و أنتاج الطاقة وإدارتها وتوفيرها بالقدر المناسب.
·
السيطرة على المشاكل والمخالفات و الحد منها.
·
مشاركة المعرفة بأساليب العمل الجديدة في أنتاج وإدارة الطاقة والطاقة
المتجددة.
·
مشاركة المعرفة عن المعدات الحديثة ذات الإنتاجية الأفضل، و مشاركة
المعرفة عن التشريعات الجديدة أو التنظيمات والتعاميم الجديدة.
v
إدارة البرامج والتطبيقات الحاسوبية:
·
أن نستطيع تخطيط و أنتاج وإدارة البرامج والتطبيقات الحاسوبية وتوفيرها
بالقدر المناسب.
·
السيطرة على المشاكل والمخالفات و الحد منها.
·
مشاركة المعرفة بأساليب العمل الجديدة في المجال.
·
مشاركة المعرفة عن كل جديد ومفيد في المجال، و مشاركة المعرفة عن
التشريعات الجديدة أو التنظيمات.
مهندس مستشار ناجي منصور إبراهيم محمد