قياس الأداء في الشركات والمؤسسات والمشاريع

بسم الله الرحمن الرحيم

قياس الأداء في الشركات والمؤسسات والمشاريع

مقاييس الأداء:

إن قياس الأداء هو أداة مهمة في إدارة الأعمال وتقييم أداء المؤسسات والشركات. وهو من أهم أدوات الرقابة الإدارية على التنفيذ وهو عملية إدارية ضرورية لضمان النجاح. ويتم قياس الأداء وفقاً لمرجعية محددة وهي إما القياس على تحقق الأهداف (وتشمل نطاق العمل) أو المواصفات (وتشمل الجودة) أو التكلفة أو الزمن، وتحقق القيم الإنسانية كأحد المعايير الحديثة.

مقاييس الأداء ومعرفة نتائج الأعمال:

يوجد ثلاثة مقاييس للأداء:

مقياس تقييم الكفاءة: الكفاءة هي نسبة الناتج من عملية ما إلى الداخل فيها من موارد، أي هي مقياس للقيمة المضافة، وتتعلق بكلفة إنجاز عمل ما، وبالوقت اللازم لإنجاز ذلك العمل (الموارد/الإنتاج). فهو يبحث:

·       كلفة تنفيذ العمل.

·       الزمن المستغرق للتنفيذ.

مقياس تقييم الفعالية: هو معرفة مدى تحقيق الخطة والتنفيذ لأهداف المؤسسة الاستراتيجية، ومدى تطابق  الخدمات أو المنتجات للمواصفات الموضوعة. فهو يبحث :

·       تطابق الخطة و الأداء مع الأهداف.

·       تطابق الخطة والأداء مع المواصفات.

مقياس تقييم الإنسانية: هو معرفة مدى تحقيق الخطة و مراعاتها للحاجات والقيم الإنسانية. فهو يبحث :

·       مراعاتها لأهدافها وللحاجات والقيم الإنسانية.

إذن في كل الأحوال نحن نقيس شيء مقابل معيار للقياس ووفق طريقة للقياس مثل:

ü    قياس الأداء بالنسبة للأهداف وهو معيار بما تحقق من أهداف التخطيط.

ü    قياس الأداء بالنسبة للمواصفات وهو معيار بما تم الالتزام به من مواصفات ومتطلبات.

ü    قياس الأداء بكلفـة العمل وهو معيار بكلفة العمل مقارنة بالميزانية أو التكلفة المعيارية.

ü    قياس الأداء بالنسبة بالزمن الذي يستغرقه العمل مقارنة بالخطة أو الزمن المعياري.

مؤشرات قياس الأداء:

ما هي مؤشرات الأداء؟ Key Performance Indicators( KPI’s) .

أداة تستخدمها المؤسسة  والمديرون والمستثمرون لمعرفة كيف يسير العمل في المؤسسة.

عبارة عن أدوات ووسائل متفق عليها مسبقاً  وهى تعكس  عوامل النجاح الأساسية Critical Success Factors (CSF) في  الشركة أو المؤسسة.

 ** مؤشر الأداء  يشير  إلى مستوى الأداء ولكن قد لا يعني قياسه **

أنواع مؤشرات الأداء

1.    مؤشرات تتعلق بفعالية Effectiveness  (تقيس تحقيق الاهداف والمواصفات واستغلال الموارد).

2.    مؤشرات تتعلق بكفاءة Efficiency  (تقيس الكلفة والزمن و استغلال الموارد).

3.    مؤشرات تتعلق بإنتاجية Productivity . (تقيس الإنتاجية مع الموارد ((الموارد/ الانتاج)).

4.    مؤشرات تتعلق بوقت التشغيل Timelines (تقيس الزمن مع الانتاج أو الزمن مع الخطة).

5.    مؤشرات تتعلق بالأمان Safety  (تقيس الحوادث مع الانتاج أو تنفيذ المتطلبات).

6.    مؤشرات تتعلق بمستوى جودة  Quality (تقيس مثلاً نسبة تلبية المتطلبات والمواصفات).

7.    مؤشرات تتعلق بالتكلفة  (تقيس التكلفة الفعلية مع المخططة).

المواصفات المطلوب توافرها في مؤشرات الأداء :

أ‌.       أن ترتبط  بالأهداف الحقيقية المحددة من قبل المؤسسة.

ب‌.   تكون بسيطة ومفهومة وقابلة للقياس.

ت‌.   ان تكون متسلسلة بحيث تغطي جميع مستويات المنظمة.

ث‌.   ان تكون قليلة حتى يمكن متابعتها.

ج‌.    تكون واقعية وقابلة للتطبيق.

ح‌.    تكون قابلة للاستمرار لفترات معقولة و لا تتغير بسرعة.

المؤشرات ليست هدفاً في حد ذاتها ولكن تفسيرها هو الأهم.

المؤشرات ثلاثة اقسام:

1.    الأرقام : Numbers

2.    نسب التقدم: Progressing

3.    التغير  Change

** مؤشرات الأداء أبعد من الأرقام:  KPIs go beyond counting **

أسئلة مؤشرات الأداء  Key Performance Questions

ما هي افضل البيانات والمعلومات الإدارية  التي نحتاج لجمعها وتساعدنا  في الإجابة عن الأسئلة المهمة والتي تحتاج إلى إجابة؟

ما هي النقاط التي تحتاج إلى تحسين وتطوير في المؤسسة؟

ما هي النقاط التي نتميز بها في المؤسسة ويمكن أن تحقق النجاح للمؤسسة؟

مثال على مؤشر أداء:

معدل تغير الموردين:

يكون المؤشر: ألا تزيد نسبة تغيرات الموردين بنسبة 5%  سنوياً.

يتم حسابه كالتالي:

إجمالي عدد الموردين الذين ابتعدوا لأى سبب  + عدد الموظفين الذين تمت أبعدوا  إلى  إجمالي عدد الموردين منذ بداية العام.

أساسيات المؤشرات  The Indicator Basics

تحديد هوية المؤشر  KPI ID

عبارة عن رقم أو رمز رقمي لتميز كل مؤشر عن الاخر

اسم المؤشر: Indicator Name

يحتاج أي مؤشر أداء إلى اسم يوضح ما هو هذا المؤشر

صاحب المؤشر KPI Owner

عادة نفس الشخص المسئول عن الهدف

قياس الأداء ببطاقة الأداء المتوازن:

وهو قياس متوازن للعمليات الداخلية والتعلم والتطور والعملاء والمالي. 

نموذج بطاقة الأداء المتوازن للشركات والمؤسسات:

منظور العمليات الداخلية	منظور التعلم والتطور	منظور العلاقة مع العملاء	المنظور المالي
				الأهداف / الاستراتيجية المحددة
				عناصر النجاح
				أدوات القياس
				الإجراءات اللازمة
				خطة العمل

إن قياس الأداء هو أحد وسائل دعم اتخاذ القرار. وهو كذلك أحد مقومات الاحترافية في الأداء والقدرة على السيطرة والتحكم بتحقيق الأهداف للشركات والمؤسسات. وتعبر القدرة على قياس الأداء بدقة عن قوة الشركة أو المؤسسة الإدارية وهو أيضاً مؤشر هام على نجاحها وقدتها على المنافسة وتحقيق الرباح للمساهمين وأصحاب المال.

إعداد: م.م ناجي منصور إبراهيم محمد

تطوير نظم الشركات وإدارة أعمالها باحترافية ترف أم حاجة ملحة؟

 تطوير نظم الشركات وإدارة أعمالها باحترافية ترف أم حاجة ملحة؟

الإدارة العادية: وهي إدارة تعتمد على القدرات الشخصية للمدير وعلاقاته وخبرته.
الإدارة الفعالة: إدارة تعتمد على زيادة الكفاءة بالتدريب و العمل بنظام واستغلال الموارد.
الإدارة الإحترافية: وهي إدارة تعتمد على وجود نظام مهني بحسب أصول الصنعة وممارساتها الإحترافية والحكيمة، وتؤدي أعمالها باحترافية وتخصصية.

نحن الأفضل!:

الكثير من المدراء يعتقدون أنهم ما داموا يحققون الأرباح وهناك نمو في الأعمال فهم في قمة النجاح وأنهم الأفضل. ولكن إذا سألتهم عن هم الأفضل من ماذا وكيف تم قياس الأفضلية وهل هم فعلاً الأفضل؟ في الغالب لن تكون هناك إجابة علمية مقنعة وقد تجد سيلاً من التبريرات التي تدعي أنهم لا يحتاجون للمحترفين لأنهم يقومون بالعمل أفضل منهم!؟

القياس الاحترافي للأداء:

واقع الحال أن غياب القياس الاحترافي للأداء يجعل الكثير من الشركات والمؤسسات لا تقيس موقفها بدقة، فتقع في وهم الربح والنمو. في حين أنهم لا يتقدمون كما ينبغي ولا يقيسون خساراتهم التي لا يرونها بسبب قلة أو عدم المعرفة.

نماذج عدم القياس:

قياس القدرة على إدارة الأعمال وجاهزية النظم الإدارية لتطور ونمو السوق.

قياس تطور التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي بالشركة.

قياس تطور الأداء العام فنياً ومالياً وفقاً للخطة الاستراتيجية.

قياس نمو الحصة السوقية ونمو المنتجات.

قياس النمو الرأسمالي مقارنة بأداء المثل.

قياس أداء العاملين ومقارنة الأداء القياسي.

قياس الأرباح الفعلية والمخططة بالمعيارية للشركة ومقارنة السنوات والموارد.

قياس فاعلية نظم ضبط التكاليف ومؤشر أداء الأعمال.

قياس فاعلية إدارة الموارد غير البشرية (معدات وتجهيزات، ، أصول، مالية، نظم معلومات إدارية وبرامج، طاقة، معرفة وخبرات، ...).

قياس أداء المشاريع ومؤشرات التكلفة والزمن، وتطور ضبط الجودة.

وغير ذلك من نظم قياس الأداء ومؤشرات العمل.

تكلفة التطوير والفرصة البديلة:

إن الكثير من المدراء ينظرون لتكاليف التطوير والتحسين والتدريب على أنها خسائر لا مبرر لها. في حين أن الأرقام تقول غير ذلك تماماً. فحسابات التكاليف تقول أن خسارة الفرصة البديلة هي خسارة فعلية وهي أن تخسر فرصة ربح ممكنة بسبب قرارك الإداري وعدم انتهاز الفرصة. كما أنه من المعلوم أن العامل الماهر يوفر الزمن والمواد ويحسن الجودة والسمعة. كما أن وجود نظام عمل جيد وفعال كفيل بتقليل أخطاء العاملين وهدرهم للمال والزمن ويقلل من فرص الضياع.

وقد أثبتت الدراسات الحديثة في مختلف دول العالم أن الموارد البشرية والمعرفة هي أهم ما تمتلكه الشركات من موارد وأغلاها.

شدة المنافسة:

لقد تأكد استمرار التغير والتطور في العالم أجمع. وباتت الشركات والمؤسسات في حاجة ملحة لتطوير قدراتها التنافسية حتى لا تغرق أو تخرج من السوق. حيث لم يعد العمل بالنيات الحسنة والآمال والاعتماد على القدرات الشخصية لم يعد كافياً. بل لابد لها من الحصول على الأقل على الحد الأدنى من الكفاءة والقدرة على المنافسة. كما أن تطور النظم القياسية وتطور الإدارة جعل من الممكن الوصول لتحسين الأداء والترقي للمراكز المتقدمة في السوق.

إتخاذ القرار بالحكمة:

إن على المدراء الوقوف على حافة المستقبل و تحمل مسؤلية القيادة واتخاذ القرار الصائب بالسعي نحو الأمان الاقتصادي والمهني. وعليهم امتلاك ما يؤهل شركاتهم ومؤسساتهم لتكون قدر التحدى والصمود والتقدم نحو القمة.

لقد سمع الناس بالقائد القوي ثم القائد الرأسمالي ثم الصناعي ثم التكنولوجي والمعرفي والآن نحن في عصر القائد الحكيم.

لقد إنتهي عهد المدير السوبرمان ونحن في عهد القيادة الاحترافية والحكيمة. فهل هذا هو النداء الأخير؟

برنامج تطوير نظم الشركات و المؤسسات والإدارة الذكية

بسم الله الرحمن الرحيم

برنامج تطوير نظم الشركات و المؤسسات

تمهيد:

لقد شهدت الآونة الأخيرة تطورات متسارعة وعميقة أثرت بشدة على سوق العمل في المملكة العربية السعودية مما جعل الاستجابة لهذه التطورات أمراً حتمياً. إن على الشركات والمؤسسات تلبية متطلبات المنافسة وتطور النظم والتشريعات ومواكبة تطورات السوق. وأن تحسن موقفها التنافسي في السوق المحلية والإقليمية والعالمية، وتطور رؤيتها، خدمةً لوطنها ومجتمعها.

رؤية المملكة 2030م:

إن رؤية المملكة الجديدة والمسماة رؤية 2030م التي أعلنت مؤخراً تفرض واقعاً جديداً يتسم بالعمل الاحترافي ذو الكفاءة العالية والمهنية المسؤولة والتي تواكب تلك الرؤية.

برنامج تطوير نظم الشركات والمؤسسات:

يقدم المهندس مستشار ناجي منصور ابراهيم محمد وشركاؤه في التطوير برنامج التطوير المؤسسي والذي يساعد الشركات والمؤسسات على تقييم وضعها الحالي والعمل على تطويره وتحسينه لتكون من شركات الأداء المتميز والاحترافي.

يغطي برنامج المراجعة ثمانية مجالات عمل هي:

الإدارة العامة، نظم الجودة وتطبيقها، السلامة والصحة والبيئة، إدارة وضبط المستندات والأرشفة، إدارة الموارد البشرية، إدارة الموارد غير البشرية، تطوير الأعمال، إدارة المعرفة.

يتم العمل فيها على أربعة مستويات هي:

المستوى الأول (الإلمام) وهو معرفة متطلبات الصناعة وتنظيماتها ومعاييرها القياسية وأفضل الممارسات، المستوى الثاني (الفهم) وهو وجود هذه المتطلبات بنظم الشركة أو المؤسسة وتدريب العاملين عليها، مستوى المستوى الثالث (الاحترافية) وهو التطبيق الاحترافي للعمل في كافة المستويات وجوانب الأداء المؤسسي، و المستوى الرابع (التميز) وهو أن التميز عن الآخرين بمستويات أعلى في جوانب الأداء والإبداع.

مدة البرنامج للتطوير والتحسين:

تختلف مدة تنفيذ البرنامج بحسب حجم الشركة ومستواها الاحترافي الحالي والتي تتراوح بين سنة وحتى أربعة سنوات. كما يساهم العاملون بالشركات والمؤسسات في التطوير والتحسين مما يقلل مدة التطوير.

بيانات الإتصال:

      v Mob:    +966505197151

v E-Mail:                     najiabm@gmail.com.

v Web site: www.najiabm.blogspot.com/; https://www.linkedin.com/nhome/?trk=

رؤية 2023م كيف ستحققها المملكة العربية السعودية

كيف نحقق رؤيتنا

نضع من خلال هذه الوثيقة تصوراً واضحاً ورؤية طموحة لوطننا في عام (1452هـ ـ 2030م)، وتعدّ هذه الوثيقة الخطوة الأولى في توجهنا الجديد نحو تطبيق أفضل الممارسات العالمية في بناء مستقبل أفضل لوطننا. ولأجل تحقيق آمالنا وتطلعاتنا، بدأنا بالفعل بتنفيذ عدد من البرامج التي أسهمت ومهدّت الطريق أمام بناء هذه الرؤية، ومن ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

·        برنامج إعادة هيكلة الحكومة: إن نمط هيكلة العمل الحكومي عالمياً يتجه نحو المرونة وإعادة الهيكلة المستمرّة لتحقيق وخدمة الأولويات الوطنية. وقد تمّت الانطلاقة فعلياً في هذا المسار، وذلك بإلغاء المجالس العليا في الدولة، وإنشاء مجلسين أحدهما للشؤون السياسية والأمنية والآخر للشؤون الاقتصادية والتنمية، وقد أسهم ذلك في تسريع عملية وضع الاستراتيجيات ورفع كفاءة الأداء وتسريع الإجراءات وعملية اتخاذ القرار. وسنواصل هذا التطوير الهيكلي بصورة شاملة وعلى مراحل بحسب الأولوية.

·        برنامج الرؤى والتوجهات: لقد اعتمدنا ما رفعته أجهزتنا الحكومية من توجهات ورؤى ملائمة، حيث تمت مراجعة مهامها الحالية ومواءمتها مع احتياجاتنا المستقبلية، اعتماداً على الدراسات اللازمة والمقارنات المعيارية، وتحليل البرامج والخطط ومؤشرات قياس الأداء المحققة لها.

·        برنامج تحقيق التوازن المالي: منذ تأسيس مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية، بدأنا في مراجعة المشروعات القائمة وآلية اعتمادها وأثرها الاقتصادي، وأسسنا لجاناً واستحدثنا إدارات جديدة لاتخاذ الإجراءات اللازمة تجاهها، ومراجعة اللوائح المتعلقة بذلك. رفعنا خلال العام الماضي إيراداتنا غير النفطية بنحو (30%)، ونسعى خلال الأعوام القادمة إلى الاستمرار بهذه الوتيرة وتسريعها عبر إجراءات جديدة في قطاعات متعددة.

·        برنامج إدارة المشروعات: تمر بلادنا اليوم بموجة من المشروعات الإصلاحية والتطويرية في جميع الأجهزة، ولإدارة ذلك الزخم بطريقة ملائمة والتأكد من مواءمة الجهود، اعتمدنا المفهوم العلمي لإدارة المشروعات، وأسسنا مكتباً لإدارة المشروعات في مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية والكثير من الجهات الحكومية الأخرى، كما أسّسنا مركزاً للإنجاز والتدخل السريع.

·        برنامج مراجعة الأنظمة: خلال العام الماضي، قمنا بمراجعة بعض الأنظمة القائمة وسن أنظمة جديدة طال انتظارها منذ سنوات، ومنها نظام الشركات، ونظام المؤسسات والجمعيات الأهلية، ونظام رسوم الأراضي البيضاء، ونظام الهيئة العامّة للأوقاف، وغيرها. وسنستمر في مراجعة الأنظمة للتأكد من ملاءمتها للمستقبل.

·        برنامج قياس الأداء: قمنا باعتماد ثقافة الأداء مبدأ لأعمالنا، وحرصنا على تطبيقه في تقويمنا لجميع الجهات والبرامج والمبادرات والمسؤولين، وقد أسسنا المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة للقيام بهذه المهمّة بشكل مؤسسي، وقمنا ببناء لوحات لمؤشرات قياس الأداء بما يعزز المساءلة والشفافية.

ولضمان تحقيق رؤية المملكة العربية السعودية 2030، نعمل الآن على إطلاق مجموعة من البرامج التنفيذية والتي سيكون لها كبير الأثر في تحققها، ومنها على سبيل المثال لا الحصر:

·        برنامج التحول الاستراتيجي لشركة أرامكو السعودية: نؤمن بأن لدى أرامكو السعودية القدرة على ريادة العالم في قطاعات جديدة إضافة إلى النفط، وعملت الشركة على برنامج تحولي متكامل يضعها في موقع قيادي في أكثر من مجال.

·        برنامج إعادة هيكلة صندوق الاستثمارات العامّة: عملنا على إعادة هيكلة الصندوق، ونواصل العمل في تمكينه من إدارة الأصول التي ضمّت إليه سابقاً وستضم إليه مستقبلاً لتجعل منه أكبر صندوق سيادي في العالم، وسنعلن عن برنامج متكامل لذلك.

·        برنامج رأس المال البشري: نظراً لكون العنصر البشري عاملاً أساسياً لنجاح المشروعات، سنعمل على تأسيس برنامج متخصص لدعم وتفعيل هذا العنصر المهم. وسيُعنى البرنامج بقياس كفاءة رأس المال البشري في القطاع العام وتقويمها وتحليلها، والمساندة في توفير الكوادر والدراسات والاستشارات والشراكات الاستراتيجية المتعلقة برأس المال البشري، والمساعدة في الاختيار والتطبيق لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

·        برنامج التحول الوطني : عملنا مع أجهزتنا الحكومية وفق إجراء جديد في ورش عمل احترافية على تحديد أولوياتنا الوطنية واقتراح المبادرات اللازمة لتحقيقها عبر شراكات مع القطاع الخاص وأسلوب إداري ومالي مبتكر، وعبر تحديد مبادرات نوعيّة بخطط تفصيلية ومؤشرات واضحة لقياس الأداء.

·        برنامج الشراكات الاستراتيجية : نعمل مع شركائنا الاقتصاديين حول العالم لبناء شراكات استراتيجية جديدة للقرن الحادي والعشرين وبما يتوافق مع رؤيتنا الوطنية لنكون محوراً لربط القارات الثلاث ولتعزيز صادراتنا.

·        برنامج التوسع في التخصيص : نعمل على تحديد دقيق لعدد من القطاعات الملائمة للتخصيص، ونقوم بإعداد على برنامج متكامل لإنجاح هذا التوجه والاستفادة من أفضل الممارسات العالمية ونقل المعرفة والتأكد من تحقيق أهدافنا بشكل متوازن وعلمي.

·        برنامج تعزيز حوكمة العمل الحكومي : سنعمل على إعادة هيكلة مستمرة ومرنة لأجهزتنا الحكومية، تلغي الأدوار المتكررّة وتسعى إلى توحيد الجهود وتسهيل الإجراءات وتحديد الاختصاصات بشكل واضح وتفعيل مسؤولية الجهات في تسلم مهمّاتها بشكل يسمح لها بالتنفيذ ويمكّن المساءلة، ويضمن استمرارية العمل والمرونة في مواجهة التحديات. كما سننشئ مكتباً للإدارة الاستراتيجية على مستوى مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية يعمل على مواءمة كافة البرامج والخطط الحكومية والتأكد من ملاءمتها مع الرؤية الوطنية ومنع الازدواجية أو التضارب بين السياسات وبرامج الأجهزة، والتأكد من أن مكوّنات هذه الرؤية تفصّل في استراتيجيات قطاعية ملائمة. كما سنؤسس مركز دعم اتخاذ القرار في الديوان الملكي لتقديم المعلومات والبيانات اللازمة لعملية اتخاذ القرار، بما يضمن تعزيز اعتمادها على البراهين والأدلة.

إن التزامنا بتحقيق هذه البرامج المحورية لأهدافها، وإسهام كل منا في هذه الجهود الوطنية، سيمثل الخطوة الأولى في سبيل تحقيق رؤية المملكة العربية السعودية 2030، وسنستمر بإطلاق برامج جديدة خلال السنوات القادمة، وسنعمل بشكل مستمّر على مراجعة وتقويم أدائنا في سبيل تحقيق رؤيتنا بإذن الله.

والله الموفّق والهادي إلى سواء السبيل.

محمد بن سلمان بن عبدالعزيز آل سعود

رئيس مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية