قياس الأداء في الشركات والمؤسسات والمشاريع

بسم الله الرحمن الرحيم

قياس الأداء في الشركات والمؤسسات والمشاريع

مقاييس الأداء:

إن قياس الأداء هو أداة مهمة في إدارة الأعمال وتقييم أداء المؤسسات والشركات. وهو من أهم أدوات الرقابة الإدارية على التنفيذ وهو عملية إدارية ضرورية لضمان النجاح. ويتم قياس الأداء وفقاً لمرجعية محددة وهي إما القياس على تحقق الأهداف (وتشمل نطاق العمل) أو المواصفات (وتشمل الجودة) أو التكلفة أو الزمن، وتحقق القيم الإنسانية كأحد المعايير الحديثة.

مقاييس الأداء ومعرفة نتائج الأعمال:

يوجد ثلاثة مقاييس للأداء:

مقياس تقييم الكفاءة: الكفاءة هي نسبة الناتج من عملية ما إلى الداخل فيها من موارد، أي هي مقياس للقيمة المضافة، وتتعلق بكلفة إنجاز عمل ما، وبالوقت اللازم لإنجاز ذلك العمل (الموارد/الإنتاج). فهو يبحث:

·       كلفة تنفيذ العمل.

·       الزمن المستغرق للتنفيذ.

مقياس تقييم الفعالية: هو معرفة مدى تحقيق الخطة والتنفيذ لأهداف المؤسسة الاستراتيجية، ومدى تطابق  الخدمات أو المنتجات للمواصفات الموضوعة. فهو يبحث :

·       تطابق الخطة و الأداء مع الأهداف.

·       تطابق الخطة والأداء مع المواصفات.

مقياس تقييم الإنسانية: هو معرفة مدى تحقيق الخطة و مراعاتها للحاجات والقيم الإنسانية. فهو يبحث :

·       مراعاتها لأهدافها وللحاجات والقيم الإنسانية.

إذن في كل الأحوال نحن نقيس شيء مقابل معيار للقياس ووفق طريقة للقياس مثل:

ü    قياس الأداء بالنسبة للأهداف وهو معيار بما تحقق من أهداف التخطيط.

ü    قياس الأداء بالنسبة للمواصفات وهو معيار بما تم الالتزام به من مواصفات ومتطلبات.

ü    قياس الأداء بكلفـة العمل وهو معيار بكلفة العمل مقارنة بالميزانية أو التكلفة المعيارية.

ü    قياس الأداء بالنسبة بالزمن الذي يستغرقه العمل مقارنة بالخطة أو الزمن المعياري.

مؤشرات قياس الأداء:

ما هي مؤشرات الأداء؟ Key Performance Indicators( KPI’s) .

أداة تستخدمها المؤسسة  والمديرون والمستثمرون لمعرفة كيف يسير العمل في المؤسسة.

عبارة عن أدوات ووسائل متفق عليها مسبقاً  وهى تعكس  عوامل النجاح الأساسية Critical Success Factors (CSF) في  الشركة أو المؤسسة.

 ** مؤشر الأداء  يشير  إلى مستوى الأداء ولكن قد لا يعني قياسه **

أنواع مؤشرات الأداء

1.    مؤشرات تتعلق بفعالية Effectiveness  (تقيس تحقيق الاهداف والمواصفات واستغلال الموارد).

2.    مؤشرات تتعلق بكفاءة Efficiency  (تقيس الكلفة والزمن و استغلال الموارد).

3.    مؤشرات تتعلق بإنتاجية Productivity . (تقيس الإنتاجية مع الموارد ((الموارد/ الانتاج)).

4.    مؤشرات تتعلق بوقت التشغيل Timelines (تقيس الزمن مع الانتاج أو الزمن مع الخطة).

5.    مؤشرات تتعلق بالأمان Safety  (تقيس الحوادث مع الانتاج أو تنفيذ المتطلبات).

6.    مؤشرات تتعلق بمستوى جودة  Quality (تقيس مثلاً نسبة تلبية المتطلبات والمواصفات).

7.    مؤشرات تتعلق بالتكلفة  (تقيس التكلفة الفعلية مع المخططة).

المواصفات المطلوب توافرها في مؤشرات الأداء :

أ‌.       أن ترتبط  بالأهداف الحقيقية المحددة من قبل المؤسسة.

ب‌.   تكون بسيطة ومفهومة وقابلة للقياس.

ت‌.   ان تكون متسلسلة بحيث تغطي جميع مستويات المنظمة.

ث‌.   ان تكون قليلة حتى يمكن متابعتها.

ج‌.    تكون واقعية وقابلة للتطبيق.

ح‌.    تكون قابلة للاستمرار لفترات معقولة و لا تتغير بسرعة.

المؤشرات ليست هدفاً في حد ذاتها ولكن تفسيرها هو الأهم.

المؤشرات ثلاثة اقسام:

1.    الأرقام : Numbers

2.    نسب التقدم: Progressing

3.    التغير  Change

** مؤشرات الأداء أبعد من الأرقام:  KPIs go beyond counting **

أسئلة مؤشرات الأداء  Key Performance Questions

ما هي افضل البيانات والمعلومات الإدارية  التي نحتاج لجمعها وتساعدنا  في الإجابة عن الأسئلة المهمة والتي تحتاج إلى إجابة؟

ما هي النقاط التي تحتاج إلى تحسين وتطوير في المؤسسة؟

ما هي النقاط التي نتميز بها في المؤسسة ويمكن أن تحقق النجاح للمؤسسة؟

مثال على مؤشر أداء:

معدل تغير الموردين:

يكون المؤشر: ألا تزيد نسبة تغيرات الموردين بنسبة 5%  سنوياً.

يتم حسابه كالتالي:

إجمالي عدد الموردين الذين ابتعدوا لأى سبب  + عدد الموظفين الذين تمت أبعدوا  إلى  إجمالي عدد الموردين منذ بداية العام.

أساسيات المؤشرات  The Indicator Basics

تحديد هوية المؤشر  KPI ID

عبارة عن رقم أو رمز رقمي لتميز كل مؤشر عن الاخر

اسم المؤشر: Indicator Name

يحتاج أي مؤشر أداء إلى اسم يوضح ما هو هذا المؤشر

صاحب المؤشر KPI Owner

عادة نفس الشخص المسئول عن الهدف

قياس الأداء ببطاقة الأداء المتوازن:

وهو قياس متوازن للعمليات الداخلية والتعلم والتطور والعملاء والمالي. 

نموذج بطاقة الأداء المتوازن للشركات والمؤسسات:

منظور العمليات الداخلية	منظور التعلم والتطور	منظور العلاقة مع العملاء	المنظور المالي
				الأهداف / الاستراتيجية المحددة
				عناصر النجاح
				أدوات القياس
				الإجراءات اللازمة
				خطة العمل

إن قياس الأداء هو أحد وسائل دعم اتخاذ القرار. وهو كذلك أحد مقومات الاحترافية في الأداء والقدرة على السيطرة والتحكم بتحقيق الأهداف للشركات والمؤسسات. وتعبر القدرة على قياس الأداء بدقة عن قوة الشركة أو المؤسسة الإدارية وهو أيضاً مؤشر هام على نجاحها وقدتها على المنافسة وتحقيق الرباح للمساهمين وأصحاب المال.

إعداد: م.م ناجي منصور إبراهيم محمد