الأحد، 4 يناير 2015

إدارة الموارد

الموارد هي:
·       العمالة، المعدات والسيارات والأدوات والأصول عموماً، الموارد المالية، المعرفة (والخبرة)، الطاقة، البرامج والتطبيقات الحاسوبية، ....
·       يمكن تقسيم الموارد الي :
 1– الموارد الفعالة (الأساسية).
2 – الموارد المكملة أو المساندة.
·       نقص الموارد يتأثر بالمؤثرات الخارجية وبيئة العمل وسوء الادارة.
·       التخطيط الجيد في بداية المشروع لكل النشاطات وعدد العاملين والتحوط للاستقالات.
·       بالرغم من نقص الموارد لابد أن يقابله مزيد من التنظيم والادارة والحزم لتسيير العمل بصورة جيدة.
·       فعلياً يوجد هدر كثير ومقدار الموارد غير متناسب مع كمية الإنتاج.
أسباب نقص الموارد :
*    عدم توظيف عمالة كافية ( المشاريع أكثر من الموارد المتاحة).
*    معدل الاستقالة أو إنهاء التعاقد كبير.
*    توزيع الأولويات في الموارد علي المشاريع.
*    التخطيط.
*    عدم تدريب العمالة وقلة الخبرة.
*     عدم وجود مهندس تخطيط وجودة بالمشاريع.
*    أعطال المعدات.
*    زيادة الإنتاجية المطلوبة بسبب التأخر في الشهور السابقة.
*    نقص المعدات الخاصة (مثل الحفارات الصغيرة على كفرات أو الدقاق على الباكهو أو المضخات الكبيرة).
*    ضعف الإدارة يفاقم المشكلة و وكذلك ضعف إدارة العمالة أو المعدات وعدم الاستفادة من الموارد المتاحة وتسخيرها لخدمة العمل.
*    تحديد نقص المواد عن طريق دراسة (ضرورة دراسة نقص الموارد الفعلي من واقع التنفيذ) وهناك معدلات قياسية للإنتاج( من واقع خبرة العاملين + الإنتاجية القياسية من مصنع المعدات ).
*    النقص الحالي في الموارد تم تحديده من النقص عن الموارد بخطة المشروع والتي وضعت بناءاً علي الممارسة والخبرة.
*     
هذه كلها أسباب تفاقم الحاجة لزيادة الموارد.
الأثر السلبي لنقص الموارد:
o      تزيد التكاليف (أحتاج لزيادة الموارد).
o      تزيد زمن التنفيذ (تناسب الموارد مع الزمن).
o      تخفيض الجودة( ضعف العمالة، المواد أو المعدات).
o      خفض الإنتاجية ( ضمنياً في زيادة الزمن والتكلفة).
o      التأثير علي نطاق العمل وعدم إكماله.
o      التأثير علي الآخرين أو المستفيدين من المشروع من المستفيدين أو من أصحاب المصلحة.
o      التأثير بتوتر العمل بالمشروع بسبب ضغط العمل أو كثرته وتعقده علي العاملين.
o      معالجة نقص الموارد بصورة غير صحيحة يؤدي أن يصبح العجز أكبر.
o      ضعف تدريب العمالة لعدم وجود خبرة لتنفيذ الاعمال.
ماذا نفعل حيال نقص الموارد:
o      تحديد النقص ومخاطر كل نقص.
o      تحديد تأثيرات النقص علي النشاطات أو علي التكاليف أو الجودة.
o      تحديث التخطيط (إعادة هيكلة ومواكبة للاستقالات وتغير الإنتاجيات كما ونوعاً، إعادة جدولة، ...).
o      إخطار الادارة.
o      اخطار الآخرين من ذوي العلاقة.
o      دعم فريق العمل.
o      تعظيم الاستفادة من مواردنا وتقليل الهدر. التقديرات التي توضع عند التخطيط للموارد المالية تراعي التنفيذ وإنهاء المشروع بحسب المهام.
o      لابد من توفر بيانات بالموارد تتسم بالدقة والصدق والسرعة والاستمرارية مما يتيح التعامل المناسب معها وتحليلها لاستخراج تقارير عن سير الأداء وانحرافاته وتوزيعها على المدراء للاستفادة منها.
إدارة الموارد والهدف من إدارتها
·       توفير الموارد وتنظيم وإدارة الموارد.
·       (الخبرة حكمة في استخدام الموارد تضع الأمر في نصابه).
·       إدارة الموارد هي عملية استخدام الموارد بفاعلية ( أفضل ما يمكن).
الهدف من إدارة الموارد:
·       التأكد من استخدام الموارد بدون هدر.
·       ( الاستخدام المناسب للمورد المناسب).
·       الرقابة علي الهدر واختيار الموقع الرقابي وتشخيص مواقع الهدر لإدارتها والتحكم بها.
·       الرقابة المالية والرقابة الفنية علي الهدر في الموارد أو في الإنتاجية (هدر زمن أو جودة).
·       الاهتمام بالوظائف المهمة التي تودي الي تجويد العمل وزيادة لإنتاجية وتحفيزهم.
·       تغذية راجعة لمدير المشروع  من ضبط التكاليف أو محاسب التكاليف عن البنود التي بها هدر والأعلى تكلفة  لعمل معالجة بصورة دورية لمعالجة القصور بحيث لا تكون الفترة الزمنية متباعدة.
·       تفعيل خطة الاتصالات وتبادل المعلومات مثل المخالفات والغرامات بواسطة أجهز الاتصالات المختلفة مثلا (What's app).
·       وضع طريقة العمل وسياسته وإجراءاته (Method Statement) وتربية العاملين عليها.
·       تختلف معدلات الانتاج باختلاف الظروف وطبيعة المشروع.
الإهدار المتوقع في الموارد :
ü    استخدام عدد أكثر من اللازم.
ü    استخدام خبرة أقل من اللازم (يكلف زمن أكثر وهدر أكثرويعطي جودة أقل).
ü    العمل لزمن أقل أو التوقف.
ü    الفقد الناتج عن سوء التنظيم (توفير العمالة أو المواد أو المعدات أو إذونات العمل اللازمة للعمل في الوقت المناسب أو إخطار من يستلم).
ü    الهدر الناتج عن الأخطاء وسوء الإستخدام.
ü    العمل علي طريقة الطوارئ يؤدي للهدر بسبب الحاجة لزيادة الموارد لمعالجة الطوارئ يقود للخروج عن الخطة (والصحيح أن تكون الطوارئ متوقعة في التخطيط ولها معالجات محددة كجزء من الخطة(جزئية إدارة المخاطر)).
ü    الصيانة الحالية فيها إهدار بسبب ضعف جودة وموقع الصيانة ومدتها وإجراءاتها.
ü    الوضع في الاعتبار أن الاعتماد علي مقاولي الباطن يمثل نسبة من الهدر في الأرباح.

v   ادارة العاملين واستخدام قدراتهم ومهارتهم.
ü    التوظيف.
ü    التقييم.
ü    التدريب والتطوير.
ü    المعاملات.
ü    الرضا الوظيفي.
ü    الكفاءة الانتاجية.
v   ادارة المعدات والاليات والادوات:
ü    التوزيع (التوزيع على مناشط المشروع وعلى عدد من المشاريع).
ü    التشغيل (إدارة مشغلي المعدات وتطويرهم).
ü    إعادة تأهيل وتجديد المعدات .
ü    إدارة تأجير المعدات لتلبية إحتياجات المشاريع.
ü    ورش الصيانة الثابتة والمتنقلة.
ü    الرقابة علي المعدات .
ü    تعيين عاملين علي درجة عالية من الكفاءة والتشغيل.
ü    التدريب المستمر علي برامج إصلاح المعدات.
ü    التخلص من المعدات المتهالكة والخردة.
v   ادارة التكلفة والادارة المالية.
ü    ادارة التكلفة للمشروع هي اخر وظيفة حيوية في ادارة المشاريع وتشمل :
تخطيط الموارد/تقدير التكلفة/ميزانية التكلفة/التحكم في التكلفة/مراقبة التغيير.
ü    ادارة التكاليف وضع المسئولية علي المسئولين عن أي جانب من جوانب المشروع.
لماذا الإهتمام بإدارة التكاليف :
ü    إبقاء الاشخاص في حالة استعداد وتأهب.
ü    التوجيه والاشارة في حالة اهدار الموارد.
ü    الموافقة علي تغيير المسار في  الميزانية .
ü    الانتهاء من المشروع في حدود الميزانيات المعتمدة.
ü    تجنب المفاجآت.
v   ادارة الموارد المعرفية:
أن نستطيع أنتاج المعرفة وإدارتها بتوفير المعلومات المناسبة للشخص المناسب في الوقت المناسب.
·       مشاركة المعرفة عن المشاكل والمخالفات تساعد في الحد منها.
·       مشاركة المعرفة بأساليب العمل الجديدة.
·       مشاركة المعرفة عن المعدات الحديثة ذات الإنتاجية الأفضل.
·       مشاركة المعرفة عن التشريعات الجديدة أو التنظيمات والتعاميم الجديدة.
·       مشاركة المعرفة عن الإجراءات والتنظيمات الإدارية الداخلية أو الخارجية.
·       مشاركة المعلومات عن المواد.
·        مشاركة المعرفة عن  طبيعة الأعمال أو المعلومات الجغرافية والطوبوغرافية.
v   إدارة مقاولي الباطن:
·       هم إسعاف للشركات والمشاريع الحديثة التي تتطلب التخصصية.
·       مقاولي الباطن هم الذين يقومون بأعمال متخصصة في المقاولة بحيث ينفذون الأعمال التي لا تملك الشركة لها عمالة كافية أو خبرة كافية.
·       يمكن التعاقد مع مقاولي الباطن لتنفيذ بعض أو كل أعمال المشروع.
·       يمكن تقسيم البند في العطاء الواحد لأكثر من مقاول باطن.
·       الإستلام الصحيح من مقاولي الباطن.
·       تقديم مستخلصات جارية للحصول علي مستحقاتهم المالية مع الأخذ في الإعتبار ما سبق صرفه أولاً.
·       إنتاجية  مقاولي الباطن في بعض المشاريع أعلي من إنتاجية الشركة ويرجع السبب إلي تأهيل وخبرة عمالة و مشغلي مقاولي الباطن  وتحفيزهم.
·      إدارة وقت التعاقد مع المقاول وظروفه ومساعدته علي عدم التوقف.
v   موارد أخري مثل الطاقة والبرامج والتطبيقات الحاسوبية ........


وظائف الإدارة الخمسة:
تخطيط وتنظيم وتوظيف وتوجيه ورقابة
مثلاً أريد تنفيذ مشروع به شبكة صرف صحي لمنطقة ما:
1.    أحتاج فرقة حفر/ فرقة تمديد/ فرقة دفان/ فرقة مناهل/ فرقة أسفلت وأحتاج لمعدات للتنفيذ، وأحتاج للمواد (تخطيط).
2.    طريقة إدارتها وفق الهيكل التالي : مدير مشروع – مدير تشييد – ادارة مساندة (موظفين إداريين)– مشرفي فرق – عمال مهرة – عمال (تنظيم).
3.    توظيف العمالة وجلب المعدات وتزريد المواد (توظيف).
4.    توجيه من 3 لعمل 1 وفق 2 (توجيه).
5.    الرقابة على تنفيذ ما سبق (رقابة).
v   ادارة الانتاج.
ادارة الإنتاج والعمليات عبارة عن العملية التي بواسطتها تتدفق المصادر خلال نظام محدد وتدمج وتحول باسلوب مسيطر عليه لتحقيق قيمة مضافة وفقا للسياسات الإدارية.

ابرز مهام إدارة الانتاج في الشركة:
ü    تنفيذ الخطة الإنتاجية بالكميات والمواصفات القياسية طبقا للمعدلات المطلوبة وفي المواعيد المحددة.
ü    تخفيض كمية التالف أثناء العمليات الإنتاجية ودراسة الأسباب في حالة الإنحرافات عن المعدلات القياسية واقتراح الحلول.
ü    التنسيق مع إدارة الموارد البشرية بخصوص رفع مستوي مهارة العاملين.
ü    تطوير المنتجات وخفض تكاليف إنتاجها وتبسيط عملياتها.
ü    الإستخدام الأمثل لعناصر الإنتاج من مواد وعمالة وآلات.
ü    تنفيذ اشتراطات الأمن والسلامة والتأكد من وجود وسائلها وأدواتها والحفاظ عليها.
ü    المساهمة في تحقيق الأرباح كأحد أهداف الشركة.
ü    متابعة تنفيذ الخطط والبرامج والتأكد من مطابقتها للأساليب الفنية المستخدمة في الإنتاج.
ü    تحديد الأساليب التي يمكن بها استخدام الموارد المتاحة.
ü    تنفيذ برامج الإنتاج والعمليات المخططة وفقا لأساليب الإنتاج المحددة.
توصيات أخرى
·       اجتماع يومي لحل المشاكل سواء كانت في العمالة أو المعدات والاجتماع الاسبوعي للمتابعة.
·       عمل سمنار آخر لتكملة النقاش وسمنار لمناقشة مشاكل الورش والصيانة.
·       عمل سمنار لكل المشاريع لمناقشة الموارد.
·       تقديم السمنار باللغة الانجليزية وخاصة الحضور من مديري الادارات ومدراء المشاريع لتنمية المهارات اللغوية
·       وضع طريقة العمل وسياسته وإجراءاته (Method Statement) وتربية العاملين عليها.
·      الالتزام بتنفيذ المشاريع في الزمن المحدد مهما يتطلب الامر وذلك حفاظا علي سمعة الشركة والمحافظة علي تصنيف الشركة.
·      إدارة الموارد لزيادة الانتاجية.
·      تغطية النقص بمقاولي الباطن .
·      تعظيم الاستفادة من مواردنا وتقليل الهدر.

·       بالرغم من نقص الموارد لابد أن يقابله قليل من التنظيم والادارة والحزم لتسيير العمل بصورة جيدة.
مرسلة بواسطة في
التسميات:

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

الاشتراك في: تعليقات الرسالة (Atom)